Efektywny system monitoringu firmowego ma na celu zwiększenie poziomu bezpieczeństwa samych pracowników, jak i ochronę mienia przedsiębiorstwa. Jego funkcja jest zatem bardzo oczywista. Jednak pozostaje często wątpliwość, czy monitoring w firmie jest w pełni legalny w kontekście aktualnie obowiązujących przepisów RODO.
RODO a monitoring w firmie
Rzadko się zdarza, aby pracownicy doceniali zalety monitoringu i raczej odbierają go, jako formę nieustannej kontroli przez pracodawcę niż sposób na bezpieczeństwo w firmie. Taka postawa automatycznie sprzyja powstawaniu wielu nieporozumień pomiędzy nimi a kadrą zarządzającą.
Teoretycznie mogłoby się wydawać, że unijne przepisy związane z RODO dodatkowo jeszcze pogmatwały sytuację, ale tak się nie dzieje. Trzeba wyraźnie podkreślić, że dyrektywa RODO nie zabrania wykorzystywania przez właściciela firmy systemu rejestrującego pracę i kontrolującego cały teren firmowy. Konieczne jest jedynie przestrzeganie przez pracodawcę kilku zasad, aby monitoring firmowy był całkowicie zgodny z prawem.
O czym powinien pamiętać pracodawca?
W każdym przypadku założenie monitoringu w firmie i jego prawidłowe funkcjonowanie w świetle prawa wymaga spełnienia określonych warunków i nie ma tutaj pełnej dowolności.
Udowodnienie celu i zasadności monitoringu
Pracodawca jest zatem zobowiązany do wykazania, dlaczego monitoring w firmie jest niezbędny. Od razu należy zaznaczyć, że to nie powinno stanowić dla niego większego problemu.
Wystarczy przecież zwrócić uwagę na ewentualność kradzieży firmowego mienia albo ryzyko nieprzyjemnych konfliktów z klientami, które mogłyby zakończyć się pobiciem. W każdym razie ten krok ma charakter bardziej teoretyczny i na pewno nie stanie się przesłanką do rezygnacji z systemu kontroli.
Poinformowanie wszystkich osób zatrudnionych o monitoringu
Znaczenie ma nie tylko sama informacja, ale również sposób oraz termin jej przekazania. Pracodawca nie może się ograniczyć wyłącznie do wiadomości ustnej bądź w formie e-mailowej, ale konieczne jest sporządzenie specjalnego obwieszczenia oraz ujęcie stosownej adnotacji w wewnętrznym regulaminie danego przedsiębiorstwa.
Druga kwestia dotyczy czasu, kiedy należy to uczynić i tutaj przepisy jasno precyzują, że musi to nastąpić, z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem wobec planowanego uruchomienia systemu kontroli.
Miejsca z możliwą rejestracją obrazu
Teoretycznie pomieszczenia o charakterze socjalnym, jak szatnia czy palarnia, powinny zostać wyłączone z monitoringu. Jednak praktyka ma się nijak do teorii, ponieważ pracodawca wyjątkowo łatwo może obejść ten przepis.
Wystarczy, że odpowiednio uzasadni niezbędność montażu kamer w takich miejscach z powodu potencjalnego zagrożenia dla pracowników w nich przebywających. Takie niebezpieczeństwo istnieje, jeżeli wejście do pomieszczenia znajduje się w głównym korytarzu, użytkowanym nie tylko przez samych pracowników, ale również przez klientów i gości.
Odpowiednie oznakowanie
Kolejna kwestia, o którą musi zadbać pracodawca, aby monitoring w firmie był w pełni legalny, dotyczy umieszczenia czytelnego i dobrze widocznego oznakowania informującego o rejestracji obrazu. Taka informacja jest konieczna w każdym pomieszczeniu, w którym została zamontowana kamera.
Czas na archiwizację nagrań
Przechowywanie plików z kamer nie może być bezterminowe. W tym przypadku przepisy RODO nakazują, aby zapis z kamer archiwizować maksymalnie przez trzy miesiące. Taki termin jest maksymalny, ale przewidziano jeden wyjątek – czas można wydłużyć, jeżeli nagrania stanowią materiał dowodowy w jakiejś toczącej się sprawie sądowej.
Monitoring firmowy przez internet
Mimo że monitoring w zakładzie pracy kojarzy się przede wszystkim z systemem kamer, to kontrolą mogą zostać objęte także inne działania pracowników. Równie uciążliwy i kontrowersyjny bywa monitoring internetu i telefonów.
Chodzi tutaj o analizę i weryfikację wykorzystania służbowych komputerów pod kątem historii przeglądanych stron czy kontroli poczty e-mail. Monitoring może również zostać rozszerzony na służbowe telefony, a celem takich działań jest wyeliminowanie wszelkich nadużyć związanych z używaniem sprzętu firmowego do działań o charakterze prywatnym w godzinach pracy.
Pracodawca ma do tego pełne prawo, o ile poinformuje o kontroli wszystkich pracowników, co najmniej dwa tygodnie przed jej rozpoczęciem.
Czy pracodawca potrzebuje zgody pracownika na system monitoringu firmowego?
W kontekście wszystkich powyższych stwierdzeń widać wyraźnie, że zdanie pracownika nie ma żadnego znaczenia. Pracodawca, który decyduje się na wprowadzenie monitoringu oraz kontrolę służbowych komputerów i telefonów działa całkowicie legalnie. Nie musi również pytać swoich podwładnych o zgodę na tego typu działania.
Przepisy RODO są w tym przypadku bardzo klarowne i nie pozostawiają wątpliwości. Pracodawca ma jedynie obowiązek spełnić przedstawione wcześniej warunki oraz poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Jeżeli ktoś nie zgadza się na taki system, to pozostaje mu tylko zmiana pracy.
Zobacz ofertę: monitoring – Lublin.